Outlook Backup Toolbox - Ayuda en línea

Outlook Backup Toolbox (Descargar) fue creado con la sencillez en mente, y por tanto es muy fácil de usar. No necesitará ninguna habilidad o conocimiento especiales para realizar copias de seguridad de sus datos y restaurarlos en cualquier momento. Simplemente siga las instrucciones siguientes para asegurarse de que sus valiosos datos de Microsoft Outlook están protegidos de forma fiable de cualquier amenaza y que siempre puede restaurar el sistema a su estado anterior, sin importar lo que haya sucedido.

La interfaz de Outlook Backup Toolbox es básicamente un asistente que le guía a través de varios sencillos pasos y le permite configurar ciertos aspectos de los procesos de copia de seguridad y restauración. Puede avanzar al siguiente paso o ir hacia atrás para cambiar la configuración en cualquier momento, por tanto no dude en hacerlo cuando lo considere necesario.

Pantalla principal

La pantalla de inicio de Outlook Backup Toolbox contiene sólo tres botones funcionales: Backup (Copia de seguridad), Restore (Restaurar) y Manage Profiles (Gestionar perfiles). Los nombres de estas funciones se definen a si mismas, pero describiremos detalladamente las características de cada una.

El manual paso por paso para Outlook Backup Toolbox

Copia de seguridad:

Copia de seguridad

Paso 1. Seleccione la información de la que desee hacer una copia de seguridad

Al presionar el botón Backup (Copia de seguridad), se mostrará la primera pantalla del asistente de copia de seguridad. Esta pantalla contiene una estructura tipo árbol de sus perfiles de Outlook con archivos de datos (*.pst) y las configuraciones de cuenta (POP3, IMAP, HTTP, etc.). El programa le permite realizar una copia de seguridad y restaurar los datos y configuraciones de la cuenta de forma independiente, los cual es muy útil para realizar copias de seguridad parciales. Puede activar y desactivar los elementos que desea incluir en la copia de seguridad. Si desea incluir todos los datos y configuraciones de Outlook disponibles, deje todas las casillas activadas y presione Next (Siguiente) para continuar con el siguiente paso.

Paso 2. Seleccione el archivo en el que se guardará la copia de seguridad

Aquí es donde se definen el nombre y ubicación del archivo de la copia de seguridad resultante. Para hacer esto, escriba la ruta y el nombre de archivo en el campo de entrada o utilice el diálogo de sistema estándar Save File (Guardar archivo). Una vez hecho esto, presione Next (Siguiente) para continuar con el siguiente paso.

Paso 3. Configure los parámetros de la copia de seguridad

Esta pantalla le permite seleccionar opciones de copia de seguridad adicionales:

  • Start mode (Modo de inicio): (Run Immediately | Add to Scheduled Tasks) (Ejecutar inmediatamente | Añadir a Tareas programadas
  • Esta opción define si el proceso de copia de seguridad se ejecutará una vez o se añadirá a la lista de tareas programadas del sistema. Si se selecciona esta última opción, al presionar el botón Next (Siguiente), se abrirá el diálogo estándar New Task (Nueva tarea). La mayoría de los campos ya estarán pre-completados, así que todo lo que tendrá que hacer es configurar la pauta recurrente para la nueva tarea - diariamente, semanalmente, mensualmente, al inicio de Windows, cuando un usuario inicie una sesión - y especifique el día de la semana y la hora en que la tarea debe iniciarse. La parte final del proceso de creación de la tarea requiere que introduzca el nombre de usuario y contraseña del usuario en nombre del cual la tarea se iniciará. Una vez que esta etapa se ha completado, la tarea aparecerá en la ventana de Windows Scheduled Tasks (Windows Tareas programadas) (Start | All Programs | Accesories | System Tools) (Inicio | Todos los programas | Accesorios | Herramientas del sistema | Tareas programadas) y siempre podrá modificarla en el futuro.
  • Archive mode (Modo de archivo): None (Ninguno), Fastest (Rápido), Normal (Normal), Max (Max)
  • Esta opción le permite configurar el nivel de compresión de la copia de seguridad. Cuanto más bajo sea el nivel, más rápidamente se creará la copia de seguridad de sus datos de Outlook y se guardará en el archivo resultante. Se recomienda una baja compresión para copias se seguridad extra grandes realizadas en ordenadores relativamente lentos, o en situaciones donde el tiempo es un factor importante. En todos los otros casos, los niveles de compresión altos resultarán en un tamaño reducido de la copia de seguridad resultante y ahorrará espacio en el disco.
  • Split into volumes (Dividir en volúmenes), bytes
  • Esta útil opción le permite seleccionar el tamaño de los volúmenes en los cuales el archivo resultante será dividido. Este parámetro depende del tipo de medio en el que se almacenará la copia de seguridad. El campo desplegable de esta opción contiene varios valores predefinidos - desde discos extraíbles (disquetes) de 1,44 MB a CDs de 700 MB. Si es necesario, puede escribir el tamaño del volumen exacto en bytes.
  • Password-protected (Protegido por contraseña)
  • Outlook Backup Toolbox le permite proteger con contraseña sus copias de seguridad y seleccionar el algoritmo de codificación que será usado: PkZip clásico, AES128 o AES256. Si la protección por contraseña no es necesaria, simplemente deje está opción configurada a Sin codificación.

Éste es el paso final del proceso de preparación de la copia de seguridad. Si seleccionó la opción Ejecutar inmediatamente, el programa comenzará a realizar la copia de seguridad de sus datos de Outlook una vez que presione el botón Next (Siguiente) y confirme su intención de proceder. Sin embargo, si ha decidido hacer del proceso de copia de seguridad de Outlook un procedimiento regular que debería ser añadido a la lista de tareas programadas, el botón Next (Siguiente) abrirá el dialogo New Task (Nueva tarea) descrito anteriormente. Cuando termine de configurar los parámetros de las tareas y presione OK (Aceptar), el programa mostrará un texto de confirmación si la tarea ha sido añadida con éxito.

Paso 4. Finalice el proceso

La duración de este proceso depende principalmente de la cantidad de datos almacenados en los archivos de datos de Outlook, la velocidad de su ordenador y el nivel de compresión del archivo resultante que configuró en la página de configuración. Una vez que el proceso de copia de seguridad ha terminado, puede retroceder usando el botón Back (Atrás) para cambiar la configuración o elegir otro archivo resultante.

Restaurar

Sus datos de Outlook pueden ser restaurados en cualquier momento usando cualquiera de sus copias de seguridad. Para hacer esto, vaya a la pantalla principal del programa reiniciando Outlook Backup Toolbox o presionando Back (Atrás) hasta llegar a la pantalla principal. En la pantalla principal, haga clic en el botón Restore (Restaurar).

ATENCIÓN: La restauración de sus datos puede borrar totalmente sus perfiles y datos actuales de Outlook (sin preguntar o mostrar avisos), lo cual hará que la recuperación sea prácticamente imposible. Esto puede suceder en los siguientes casos:
  • En el modo Simple Restore (Restauración Sencilla), si el nombre del perfil Outlook existente es igual al nombre de cualquiera de los perfiles que van a ser restaurados.
  • En el modo de Advanced Restore (Restauración Avanzada), si el nombre del perfil de Outlook existente es igual a cualquiera de los nombres especificados en el Paso 3, sin importar cómo fue introducido - escrito por el usuario, seleccionado de la lista desplegable o sugerido por el programa.

POR FAVOR SEA EXTREMADAMENTE CUIDADOSO CUANDO RESTAURE SUS DATOS Y COMPRUEBE LOS NOMBRES DE LOS PERFILES CON LOS QUE TRABAJA. LOS CREADORES DEL PROGRAMA NO TIENEN NUNGUNA RESPONSABILIDAD POR LA PÉRDIDA DE DATOS CAUSADA POR LA NEGLIGENCIA DEL USUARIO O EL DESCONOCIMIENTO DE LAS INSTRUCCIONES DE USO.

Restauración Sencilla

El programa cuenta con dos modos de restauración disponibles: Simple Restore (Restauración sencilla) y Advanced Restore (Restauración avanzada). El modo Simple Restore (Restauración sencilla) es la forma más sencilla y directa de restaurar sus datos de Outlook. Está principalmente destinado a usuarios que tienen un sólo perfil de Outlook del que se hace una copia de seguridad y restauración ocasionalmente (para configuraciones de Outlook más complejas, siempre recomendamos usar el modo Advanced Restore (Restauración avanzada)). Simplemente seleccione la copia de seguridad que debe usarse escribiendo la ruta y el nombre de archivo en el campo Nombre de archivo o utilice el diálogo estándar Save File (Guardar archivo) para elegir la copia de seguridad necesaria. Tras esto, presione Next (Siguiente) y responda Sí en el diálogo de confirmación para comenzar a restaurar sus datos.

ATENCIÓN: Al inicio del proceso de restauración, el software analiza los datos que están siendo restaurados y puede preguntarle una o dos veces dependiendo de la estructura de la copia de seguridad y su configuración de Outlook actual. Si existen 2 o más perfiles en su configuración de Outlook, Outlook Backup Toolbox le pedirá que elija el perfil de destino donde sus datos serán restaurados. También funciona al contrario - si la copia de seguridad contiene más de 1 perfil, el software le pedirá que elija el que será usado para restaurar los datos. Por tanto, si las dos condiciones se dan, el programa mostrará dos preguntas.
Paso 1. Seleccione la copia de seguridad

El modo Advanced Restore (Restauración avanzada) le da más flexibilidad a la hora de definir los perfiles, configuraciones de cuentas y archivos de datos de Outlook que serán restaurados. La primera etapa del proceso es idéntica al modo Simple Restore (Restauración sencilla) - usted selecciona el archivo que será usado para restaurar sus datos. Esto puede hacerse escribiendo la ruta completa y nombre de la copia de seguridad en el campo de File Name (Nombre de archivo) o abriendo el diálogo estándar Save File (Guardar archivo) haciendo clic en el icono pequeño a la derecha del campo. Una vez que se ha seleccionado la copia de seguridad, presione Next (Siguiente).

Paso 2. Seleccione la información que desee restaurar

La segunda pantalla de este asistente le permite seleccionar los perfiles, configuraciones de cuenta y archivos de datos que serán restaurados del archivo. Simplemente active o desactive los elementos. Si quiere restaurar todos sus datos de Outlook, deje cada casilla activada y continúe a la siguiente pantalla presionando el botón Next (Siguiente).

Paso 3. Seleccione el perfil para restaurar la información a

El paso siguiente y final del proceso de restauración de datos le permite seleccionar el perfil de destino donde sus datos serán restaurados. Aquí están disponibles dos opciones. Si desea restaurar un perfil bajo un nombre diferente, escríbalo en el campo frente al perfil que está restaurando. Si desea reemplazar un perfil existente actualmente por un perfil que está siendo restaurado, puede seleccionar el perfil que será reemplazado de la lista desplegable Destination (Destino). Una vez que se hayan configurado estos parámetros, presione Next (Siguiente). Tras contestar Yes (Sí) a la pregunta de confirmación, el programa comenzará a restaurar sus datos. Igual que a la hora de realizar la copia de seguridad, la velocidad de la restauración de datos depende principalmente de la velocidad de su ordenador y la cantidad de datos que se están desempaquetando.

Gestionar perfiles

Además de realizar copias de seguridad y restaurar datos de Microsoft Outlook, Outlook Backup Toolbox, le permite gestionar sus perfiles de Outlook sin salir del programa. Haga clic en Manage Profiles (Gestionar Perfiles) en cualquier pantalla del programa y se abrirá la ventana de gestión de perfil. Aquí puede ver la estructura actual de sus perfiles de Outlook. El gestor de perfiles le permite copiar, cambiar el nombre y borrar los perfiles existentes, así como crear perfiles nuevos. Esta útil función le ahorrará tiempo cuando realice múltiples copias de seguridad, cree duplicados de perfiles y restaure datos en perfiles adicionales de Outlook.