Outlook Backup Toolbox - Guida in linea

Outlook Backup Toolbox (Scarica) è stato realizzato tenendo a mente la semplicità, ed è naturalmente facile da usare. Per creare copie di backup dei vostri dati e per ripristinarli in qualsiasi momento, non bisogna avere abilità o conoscenze specifiche. Basta seguire le semplici indicazioni che troverete qui sotto, per essere sicuri che i vostri preziosi dati Microsoft Outlook siano protetti da qualunque rischio e che qualsiasi cosa succeda sarete in grado di riportare il sistema a uno stato precedente. L'interfaccia di Outlook Backup Toolbox è, in sostanza, una procedura guidata che porta l'utente attraverso alcuni semplici passaggi e permette di configurare i parametri dei processi di creazione/ripristino delle copie di backup. In qualsiasi momento, è possibile procedere al passaggio successivo oppure tornare indietro, quindi non esitate a farlo ogni volta che ne sentite il bisogno.

Finestra principale

La finestra iniziale di Outlook Backup Toolbox contiene solo tre pulsanti funzionali: Backup, Restore (Ripristina) e Manage Profiles (Gestione profili). I nomi dei pulsanti parlano da sè, tuttavia vedremo in dettaglio le funzioni associate a ciascuno di essi.

Manuale passo per passo per Outlook Backup Toolbox

Backup:

Backup

Passaggio 1. Selezionare le informazioni di cui eseguire il backup

Premendo il pulsante Backup, si apre la prima finestra della creazione guidata delle copie di riserva. La finestra visualizza sotto forma di struttura ad albero tutti i vostri profili Outlook con i file di dati (*.pst) e le impostazioni degli account (POP3, IMAP, HTTP, ecc.). Il programma permette di creare copie di backup/ripristinare i dati e le impostazioni indipendentemente gli uni dalle altre, la quale cosa è molto comoda nel caso di backup parziali. È possibile selezionare o deselezionare le voci desiderate. Se volete includere tutti i dati e le impostazioni disponibili in Outlook, lasciate spuntate tutte le caselle e premete Next (Avanti) per procedere al passaggio successivo.

Passaggio 2. Selezionare il file su cui salvare la copia di backup

Ora bisogna specificare il nome e la posizione per il file di output. Per farlo, digitate il percorso e il nome del file di output nell'apposito campo oppure usate la finestra di dialogo standard Save File (Salva file). Una volta fatto, premete su Next (Avanti) per procedere al passaggio successivo.

Passaggio 3. Configurare i parametri di backup

In questa pagina della procedura guidata potete specificare alcuni parametri aggiuntivi per il backup:

  • Start mode (Modalità di avvio): (Run Immediately | Add to Scheduled Tasks) (Esegui subito | Aggiungi alle Operazioni pianificate)
  • Questa opzione permette di indicare quando deve essere eseguita la creazione della copia di backup, subito o in base a quanto specificato nella lista delle operazioni pianificate. Se si seleziona la seconda opzione, premendo sul pulsante Next (Avanti), si apre la finestra di dialogo standard New Task (Nuova attività). La maggiore parte dei campi saranno già compilati, dovrete solo specificare il criterio di esecuzione (ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, all'avvio di Windows, all'accesso utente) e impostare il giorno della settimana e l'ora in cui deve essere eseguita l'operazione pianificata. Nella fase finale della creazione dell'operazione pianificata vi verrà richiesto di inserire il nome e la password dell'utente per conto del quale verrà eseguita l'operazione. Completata questa fase, l'operazione apparirà nella finestra standard Windows Scheduled Tasks (Operazioni pianificate di Windows) (Start|Tutti i programmi|Accessori|Utilità di sistema|Operazioni pianificate). I parametri dell'operazione pianificata si possono modificare in qualsiasi momento.
  • Archive mode (Modalità di compressione): None (Nessuna), Fastest (Veloce), Normal (Normale), Max (Max)
  • Questa opzione consente di impostare il grado di compressione per il file di backup. Più sarà basso, meno tempo ci vorrà per creare una copia di riserva dei dati di Outlook e per salvarli nel file di output specificato. Si consiglia di impostare un basso livello di compressione nel caso di backup grandi eseguiti su PC lenti oppure in condizioni di tempi ristretti. In altri casi, un livello più alto di compressione permette di ridurre le dimensioni del file di output e di risparmiare spazio su disco.
  • Split into volumes (Dividi in volumi), bytes
  • Questa comoda opzione permette di dividere il file di output in alcuni volumi e di specificare le dimensioni di essi. La scelta dipende dal tipo di supporto sul quale si intende archiviare il file di riserva. L'elenco a discesa contiene alcuni valori predefiniti, dai 1.44 MB (un disco floppy) ai 700 MB (un CD). Inoltre, potete specificare le dimensioni precise in byte, in caso di necessità.
  • Password-protected (Protezione con password)
  • Outlook Backup Toolbox permette di proteggere con password i vostri file di backup e di specificare l'algoritmo di crittografia da utilizzare: il classico PkZip, AES128 o AES256. Se non si desidera proteggere con password il file di riserva, lasciate il valore No Encryption (Senza crittografia).

Abbiamo completato la fase finale del processo di preparazione per il backup. Se avete spuntato l'opzione Run Immediately (Esegui subito), la creazione della copia di riserva dei dati di Outlook inizierà non appena premete il pulsante Next (Avanti) e confermate la vostra intenzione di procedere. Se invece avete deciso di aggiungere la creazione di copie di riserva alle operazioni pianificate, premendo il pulsante Next (Avanti), si aprirà la finestra New Task (Nuova attività) che abbiamo descritto sopra. Dopo aver completato la configurazione, premete su OK. Se l'operazione è stata aggiunta con successo alla lista delle operazioni pianificate, verrà visualizzato un messaggio di conferma.

Passaggio 4. Terminare il processo

La durata del processo dipende principalmente dalla quantità di dati archiviati nei file di Outlook, dalle prestazioni del vostro computer e dal grado di compressione del file di output che avete impostato. Completato il processo di backup, potete tornare Back (indietro) alla pagina precedente per modificare le impostazioni o per specificare un altro file di output.

Ripristina

I dati di Outlook contenuti nei file di backup si possono ripristinare in qualsiasi momento. Per farlo, andate alla finestra iniziale del programma: chiudete e riavviate Outlook Backup Toolbox o premete ripetutamente il pulsante Back (Indietro) fino ad arrivare alla finestra iniziale. Premete il pulsante Restore (Ripristina).

AVVISO: Il ripristino dei dati contenuti nei file di backup può comportare l'eliminazione definitiva dei profili e dei dati correnti di Outlook (senza visualizzare messaggi e domande di conferma), facendone virtualmente impossibile il recupero. Ciò potrebbe succedere nei seguenti casi:
  • In modalità Simple Restore (Ripristino Semplice): se il nome di un profilo Outlook esistente coincide con il nome di uno dei profili che si stanno ripristinando.
  • In modalità Advanced Restore (Ripristino Avanzato): se il nome di un profilo Outlook esistente coincide con uno dei nomi specificati durante il passaggio 3, indipendentemente da come sia stato immesso (digitato dall'utente, selezionato dall'elenco a discesa o suggerito dal programma).

SI RACCOMANDA DI ESSERE ESTREMAMENTE ATTENTI DURANTE IL RIPRISTINO DEI FILE DI BACKUP E DI CONTROLLARE SEMPRE I NOMI DEI PROFILI INTERESSATI. GLI AUTORI DEL PROGRAMMA NON SI ASSUMONO ALCUNA RESPONSABILITÀ PER EVENTUALI PERDITE DI DATI CAUSATE DALLA NEGLIGENZA O DALLA TRASCURATEZZA DELLE ISTRUZIONI E DELLE AVVERTENZE.

Ripristino Semplice

Nel programma sono disponibili due modalità di ripristino dei dati: Simple Restore (Ripristino Semplice) e Advanced Restore (Ripristino Avanzato). La modalità Simple Restore (Ripristino Semplice) offre il modo più semplice e diretto per ripristinare i dati di Outlook. È destinata principalmente agli utenti che hanno un solo profilo Outlook e creano copie di riserva in modo occasionale (per configurazioni di Outlook più complesse, si consiglia di usare la modalità Advanced Restore (Ripristino Avanzato)). Specificate il file di backup da ripristinare (digitando il nome e il percorso nel campo File Name (Nome file) o attraverso la finestra di dialogo standard Save File (Salva file)). Quindi, premete su Next (Avanti) e poi su Yes (Sì) nella finestra di conferma.

ATTENZIONE: All'inizio del processo di ripristino, il software analizza i dati da ripristinare e potrebbe chiedere conferma una volta o due, a seconda della struttura del file di backup e della configurazione corrente di Outlook. Se ci sono due o più profili nella configurazione di Outlook, Outlook Backup Toolbox chiederà di specificare il profilo di destinazione nel quale mettere i dati ripristinati. E viceversa, se il file di backup contiene più di 1 profilo, il software chiederà quale di essi bisogna usare per ripristinare i dati. Se si verificano entrambe le condizioni, verranno visualizzati due prompt.
Passaggio 1. Selezionare la copia di backup

La modalità Advanced Restore (Ripristino Avanzato) offre più flessibilità nel definire i profili, le impostazioni degli account e i dati Outlook da ripristinare. La prima fase della procedura è uguale a quella della modalità Simple Restore (Ripristino Semplice): l'utente seleziona il file di backup da ripristinare. Ciò può essere fatto digitando il nome e il percorso del file di backup nel campo File Name (Nome file) oppure attraverso la finestra di dialogo standard Save File (Salva file) che si apre cliccando sull'apposita icona a destra del campo di immissione. Dopo aver specificato il file di backup, premete su Next (Avanti).

Passaggio 2. Selezionare le informazioni da ripristinare

Nella seconda finestra della procedura è possibile specificare i profili, le impostazioni degli account e i dati da estrarre dal file di backup. Spuntate o togliete il segno di spunta alle voci desiderate e premete su Next (Avanti). Se volete ripristinare tutti i dati di Outlook, lasciate spuntate tutte le caselle e premete Next (Avanti) per procedere al passaggio successivo.

Passaggio 3. Seleziona il profilo per ripristinare le informazioni

In questa fase e nella fase finale del processo di ripristino, potete selezionare il profilo di destinazione nel quale mettere i dati estratti dal file di backup. Sono disponibili due opzioni. Se volete ripristinare un profilo sotto un nome differente, digitatelo nel campo di fronte a quello con il nome del profilo da ripristinare. Se volete sostituire un profilo esistente con quello ripristinato, potete selezionare il profilo da sostituire dall'elenco a discesa Destination (Destinazione). Dopo aver configurato i parametri, premete su Next (Avanti). Nel prompt di conferma premete su Yes (Sì), dopodiché il programma inizierà il ripristino dei dati. Come nel caso di creazione di copie di backup, la velocità di estrazione dei dati dipende dalle prestazioni del computer e dalla quantità dei dati da ripristinare.

Gestione profili

Oltre a creare copie di riserva e ripristinare dati di Microsoft Outlook, Outlook Backup Toolbox consente di gestire i profili di Outlook senza dover chiudere il programma. Cliccate su Manage Profiles (Gestione profili) in qualunque finestra del programma, per aprire la finestra di gestione dei profili. Potrete vedere la struttura corrente dei profili di Outlook. Il gestore di profili permette di copiare, rinominare e eliminare i profili esistenti e di creare nuovi profili. Questa comoda funzione permette di risparmiare tempo quando si effettuano backup multipli, si creano profili duplicati e si estraggono dati in profili aggiuntivi di Outlook.