Outlook Backup Toolbox – Online hulp

De Outlook Backup Toolbox (Downloaden) is ontworpen met eenvoud in gedachten waardoor het eenvoudig in het gebruik is. U heeft geen bijzondere kennis of vaardigheden nodig om succesvol een reservekopie van uw gegevens te maken en deze te herstellen op elk gewenst moment. Volg simpelweg de eenvoudige instructies zodat u er gerust op kunt zijn dat uw waardevolle Microsoft Outlook gegevens betrouwbaar beschermd zijn tegen ieder soort bedreigingen en dat u het systeem altijd weer terug kunt zetten in zijn vorige staat ongeacht wat er gebeurt. De interface van Outlook Backup Toolbox is in feite een wizard die u door de verschillende stappen begeleid en waarmee u bepaalde aspecten van de backup en herstelproces kunt configureren. U kunt op ieder gewenst moment naar iedere stap vooruit gaan of terug gaan om instellingen te wijzigen, dus doe dit gerust.

Hoofdscherm

Het startscherm van Outlook Backup Toolbox bevat alleen drie knoppen: Backup, Restore (Herstel) en Manage Profiles (Beheer Profielen). Hoewel de functies van de knoppen voor zich spreken, zullen we deze verderop toelichten.

De stap-voor-stap handleiding voor Outlook Backup Toolbox

Backup:

Backup

Stap 1. Selectie van de gegevens die u wilt back-uppen

Wanneer u op de Backup knop klikt zal de backup wizard starten. In dit scherm wordt een boomstructuur getoond van uw Outlook profielen met gegevensbestanden (*pst) en account instellingen (POP3, IMAP, HTTP etc.). Met dit programma kunt u gegevens en account instellingen los van elkaar herstellen en opslaan, hetgeen met name handig is voor gedeeltelijke backups. U kunt de items die u wilt toevoegen aan het backup bestand selecteren. Wanneer u alle beschikbare Outlook gegevens en instellingen wilt toevoegen, laat u alle hokjes geselecteerd en klikt u op Next (Volgende) voor de volgende stap.

Stap 2. Selectie van het bestand waar de back-up wordt opgeslagen

Hier kunt u de locatie van het uitvoer reservebestand selecteren. Om dit te doen typt u het pad en de bestandsnaam in het invoerveld, of gebruikt u de standaard Save file [Bewaar bestand] systeem dialoog. Wanneer u dit gedaan heeft, klikt u op Next [Volgende] om door te gaan naar de volgende stap.

Stap 3. Configuratie van de back-upparameters

In dit scherm kunt u extra backup opties selecteren, zoals:

  • Start mode (Start modus): Run Immediately | Add to Scheduled Tasks (Direct starten | Toevoegen aan taken).
  • Met deze optie kunt u aangeven of de backup procedure eenmaal gedraaid wordt of toegevoegd wordt aan de systeemtaken. Wanneer de laatste functie geselecteerd is, kunt u door op de Next (Volgende) knop te klikken het standaard New Task (Nieuwe taak) dialoog starten. De meeste velden zullen al ingevuld zijn, dus het enige dat u hoeft te doen is in te stellen hoe vaak deze taak uitgevoerd moet worden- dagelijks, wekelijks, maandelijks, in Windows startup, wanneer een gebruiker inlogt- en de exacte dag en tijd te specificeren. In het laatste gedeelte van deze taak dient u een gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen voor de gebruiker namens wie deze taak uitgevoerd wordt. Wanneer deze fase klaar is, zal de taak getoond worden in de standaard Windows Scheduled Tasks (Windows Taken venster) (Start|All Programs|Accessories|System Tools|Scheduled Tasks) en kunt u deze taak in de toekomst altijd bewerken.
  • Archive mode (Compressie modus): None (Geen), Fastest (Snelste), Normal (Normaal), Max (Maximaal)
  • Met deze optie kunt u het compressie niveau van het backup bestand selecteren. Hoe lager dit niveau is, hoe sneller uw bestand een reservekopie zal maken van uw Outlook gegevens en dit opslaan in het uitvoerbestand. Lage compressie wordt aanbevolen voor extra-grote backups die uitgevoerd worden op relatief langzame PC's of wanneer er weinig tijd voorhanden is. In alle andere gevallen zal een hoger niveau compressie leiden tot een minder groot backup bestand waardoor u ruimte bespaart op uw schijf.
  • Split into volumes (Opgesplitst in volumes), bytes.
  • Met deze handige optie kunt u het formaat van de volumes waarin uw uitvoerbestand in opgedeeld wordt selecteren. De parameters hangen af van het type medium waarop het backup bestand opgeslagen wordt. In het dropdown veld van deze optie staan meerdere waarden- van 1.44 MB floppy diskettes tot 700 MB CD's. Indien gewenst, kunt u het exacte volume in bytes typen.
  • Password-protected (Wachtwoord beveiligd)
  • Met Outlook Backup Toolbox kunt u uw backup bestanden beveiligen met een wachtwoord en de versleuteling kiezen die gebruikt wordt: PkZip classic, AES128 of AES256. Wanneer wachtwoord beveiliging onnodig is, kunt u deze optie op No Encryption (Geen versleuteling) laten staan.

Dit is de laatste stap van het backup voorbereiding proces. Wanneer u de Run Immediately (Direct starten) geselecteerd heeft zal het programma starten met het maken van een reservekopie van uw Microsoft Outlook gegevens wanneer u op Next (Volgende) klikt. Wanneer u echter besloten heeft dat de Outlook backup een regelmatige procedure dient te zijn die toegevoegd moet worden aan de takenlijst, gaat nadat u op Next (Volgende) geklikt heeft de New Task (Nieuwe taak) dialoog open. Zodra u klaar bent met het configureren van de taak parameters en op OK klikt, zal het programma bevestigen dat de taak succesvol toegevoegd is.

Stap 4. Voltooiing van het proces

De duur van het backup/herstel proces hangt grotendeels af van de hoeveelheid gegevens die u verzameld heeft in uw mappen en de snelheid van uw computer. Wanneer het backup proces klaar is, kunt u met de Back (Terug) knop instellingen wijzigen of een ander uitvoerbestand kiezen.

Herstel

Uw Outlook gegevens kunnen op ieder moment hersteld worden met een van uw backup bestanden. Om dit te doen gaat u naar het hoofdscherm van het programma door Outlook Backup Toolbox te herstarten of op Back (Terug) te klikken totdat u terug bent bij het hoofdscherm. Op het hoofdscherm kunt u vervolgens op de Restore (Herstel) knop klikken.

WAARSCHUWING: Het herstellen van uw gegevens kan uw huidige Outlook profielen en gegevens geheel wissen (zonder dat hiervan meldingen gegeven worden), waardoor deze in principe niet meer hersteld kunnen worden. Dit kan in de volgende gevallen gebeuren:
  • Wanneer de naam van bestaande Outlook profielen overeenkomen met de naam van profielen die hersteld worden in de Simple Restore (Eenvoudig herstel) modus.
  • Wanneer de naam van de bestaande Outlook profiel overeenkomst met een van de namen die gespecificeerd is in Stap 3, ongeacht hoe deze ingevoerd is- getypt door de gebruiker, geselecteerd uit de dropdown-lijst of gesuggereerd door het programma- in de Advanced Restore (Geavanceerd Herstel) modus.

WEES EXTREEM OPLETTEND WANNEER U UW GEGEVENS HERSTELD EN CONTROLEER DE NAMEN VAN PROFIELEN WAARMEE U WERKT ALTIJD TWEE KEER. DE MAKERS VAN DIT PROGRAMMA ZIJN NIET AANSPRAKELIJK VOOR HET VERLIES VAN GEGEVENS VEROORZAAKT DOOR UW NALATENDHEID OF ONWETENDHEID VAN DE INSTRUCTIES.

Eenvoudig herstel

Er zijn twee gegevensherstel methoden beschikbaar: Simple Restore (Eenvoudig herstel) en Advanced Restore (Geavanceerd Herstel). De Simple Restore (Eenvoudig herstel) modus is het eenvoudigst en de snelste manier om uw Outlook gegevens te herstellen. Deze modus is met name geschikt voor gebruikers die een enkel Outlook profiel hebben waarvan zo nu en dan een reservekopie gemaakt moet worden (voor complexere Outlook configuraties raden we altijd de Advanced Restore (Geavanceerd Herstel) modus aan). Selecteer het backup bestand dat gebruikt moet worden door de naam en het pad in te typen in het File Name (Bestandsnaam) veld of door de standaard Save file (Bewaar bestand) dialoog te gebruiken. Hierna klikt u op Next (Volgende) en vervolgens op Yes (Ja) in de bevestigingsdialoog om te starten met het herstelproces.

LET OP: Aan het begin van het herstelproces analyseert de software de gegevens die hersteld moeten worden en kan een of twee keer uw aandacht vragen voor iets, afhankelijk van de structuur van het backup bestand en uw huidige Outlook configuratie. Wanneer er 2 of meer profielen in uw Outlook setup bestaan, zal Outlook Backup Toolbox u vragen de bestemmingsprofiel te selecteren waar uw gegevens in hersteld moeten worden. Het tegenovergestelde is ook waar- als het backup bestand meer dan 1 profiel bevat zal de software u vragen er een te kiezen voor het herstellen van de gegevens. Wanneer aan beide voorwaarden voldaan wordt, toont het programma twee berichten.
Stap 1. Selectie van de back-up

In de Advanced Restore (Geavanceerd Herstel) modus heeft u meer flexibiliteit in het definiëren van de profielen, account instellingen en de Outlook gegevensbestanden die hersteld moeten worden. De eerste fase van het proces is identiek aan dat in de Simple restore (Eenvoudig herstel) modus- u selecteert het backup bestand dat gebruikt moet worden voor het herstellen van uw gegevens. Dit kan gedaan worden door de volledige bestandsnaam en het pad van het benodigde backup bestand in te typen in het File Name (Bestandsnaam) veld, of door het standaard Save file (Bewaar bestand) dialoog te openen door op het kleine icoontje te klikken rechts naast het veld. Wanneer het backup bestand geselecteerd is, kunt u op Next (Volgende) klikken.

Stap 2. Selectie van de gegevens die u wilt herstellen

In het tweede scherm van deze wizard kunt u de profielen, account instellingen en gegevensbestanden selecteren die hersteld moeten worden van het bestand. Selecteer of deselecteer de gewenste items. Wanneer u al uw Outlook gegevens wilt herstellen laat u alle vakjes geselecteerd staan en gaat u door naar het volgende scherm door op Next (Volgende) te klikken.

Stap 3. Selecteer het profiel om de informatie te herstellen naar

In de volgende en laatste stap van het herstelproces kunt u de bestemmingsprofiel waarin uw gegevens in hersteld worden kiezen. Er zijn hier twee opties beschikbaar. Wanneer u het profiel onder een andere naam wilt herstellen, typt u dit in het veld tegenover het profiel dat u aan het herstellen bent. Wanneer u een huidig bestaand profiel wilt vervangen door het profiel dat hersteld wordt, kunt u het profiel dat vervangen moet worden selecteren uit de Destination (Bestemming) dropdown-lijst. Zodra deze parameters ingesteld zijn kunt u op Next (Volgende) klikken. Als u op Yes (Ja) geklikt hebt gaat het programma van start met het herstellen van uw gegevens. Net als met het backup proces, hangt de snelheid van dit proces ook af van de snelheid van uw computer en de hoeveelheid gegevens die verwerkt moet worden.

Beheer Profielen

Naast het kopiëren en herstellen van uw Microsoft Outlook gegevens, kunt u met Outlook Backup Toolbox ook uw Outlook profielen beheren zonder het programma te hoeven verlaten. Klik op Manage Profiles (Beheer Profielen) op ieder programma scherm en het profiel beheer scherm zal openen. Hier kunt u de huidige structuur van uw Outlook profielen bekijken. Met de profiel manager kunt u bestaande profielen kopiëren, hernoemen en verwijderen evenals nieuwe aanmaken. Met deze handige functie bespaart u uzelf een hoop tijd wanneer u meerdere backups uitvoert, profiel duplicaten aanmaakt en gegevens herstelt in andere Outlook profielen.